Das Firmengedächtnis
Was Ihr Unternehmen weiß, an einer Stelle.
Es sammelt E-Mails, Dateien, Scans, Fotos und Aufzeichnungen, verknüpft sie zu Vorgängen und beantwortet Fragen in normaler Sprache. Jede Antwort zeigt, woher sie stammt. Und was nur in den Köpfen steckt, holt es in geführten Interviews ab.
- Belegt
- Jede Antwort mit Quelle
- Im eigenen Haus
- Eigene Instanz, auch ohne Internet
- Mit Ihren Rechten
- Wer etwas nicht sehen darf, sieht es nicht
Was haben wir Meyer im März zur Lieferverzögerung zugesagt?
Eine Teillieferung bis 28.03.1 und 3 % Nachlass auf die Restmenge.2
| Pos. | Quelle |
|---|---|
| 1 | Telefonnotiz vom 12.03.2026, Abschnitt 2 |
| 2 | E-Mail von S. Krüger an Meyer GmbH, 13.03.2026 |
Geprüft2 Belege
Alles an einer Stelle, jede Antwort mit Beleg.
In den meisten Firmen ist das Wissen da, nur verstreut: in Postfächern, auf Laufwerken, in Ordnern und auf Handys. Die Suche findet Dateinamen, aber keine Zusammenhänge. Das Firmengedächtnis nimmt alle Quellen auf, liest sie, verknüpft sie zu Vorgängen und beantwortet Fragen in normaler Sprache.
Quellen
- E-Mail (IMAP, Exchange, Microsoft 365, Gmail)
- Dateiablage und Google Drive
- Scans und Papier
- Fotos
- Gesprächsaufzeichnungen und Audio
- Video
- Tabellen, Exporte und E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung)
- Interviews
Firmengedächtnis
- AufnehmenFormat erkennen, Text lösen
- VerstehenTexterkennung, Sprache, Bilder
- VerknüpfenPersonen, Firmen, Vorgänge
- AblegenMit Herkunft und Rechten
Nutzung
- Fragen im Chat, mit Belegen
- Vorgangsakte mit ganzer Historie
- Eigene KI-Werkzeuge über MCP
Findet auch, was kein Text ist
Gescannte Lieferscheine, Fotos vom Schaden, Gesprächsaufzeichnungen. Texterkennung und Spracherkennung machen sie durchsuchbar.
Vorgang statt Trefferliste
Anfrage, Angebot, Telefonat und Rechnung gehören zusammen. Sie sehen sie als eine Akte, nicht als zehn Links.
Keine Antwort ohne Beleg
Jeder Satz verweist auf die Stelle im Original. Findet sich nichts Belastbares, sagt es das, statt zu raten.
Rechte bleiben, wie sie sind
Wer eine Datei im Laufwerk nicht öffnen darf, bekommt auch in keiner Antwort etwas daraus zu sehen.
Wissen sichern, bevor es geht.
Kniffe an der Maschine, Eigenheiten von Kunden, wen man anruft, wenn es klemmt: Das steht selten irgendwo. Das Firmengedächtnis holt dieses Wissen in geführten Interviews ab.
- Fachbereich
Bedarf klären
Sagt in eigenen Worten, welches Wissen gebraucht wird.
- Firmengedächtnis
Leitfaden erzeugen
Fragen mit Gewicht (muss, soll, kann) und Minutenschätzung, dazu eine Lückenanalyse mit Vorschlägen aus den Daten.
- Im Gespräch
Interview führen
Eine Frage nach der anderen. Pausieren und später weitermachen.
- Mitarbeiter
Prüfen und freigeben
Bestätigt jeden Punkt einzeln. Erst dann ist er nutzbar.
Einmal oder in mehreren Sitzungen, mit einer Person oder mit mehreren. Vorab zeigt ein Probelauf, in dem das System den Teilnehmer spielt, wie der Leitfaden wirkt.
Für wen
Wer bald geht. Ruhestand oder Kündigung, oft bleiben nur ein paar Wochen.
Wer schon weg ist. Ehemalige, die noch erreichbar sind und helfen wollen.
Wer als Einziger Bescheid weiß. Fachleute, an denen ein Thema hängt.
Mehrere Experten
Derselbe Leitfaden, mehrere Fachleute. Das Firmengedächtnis legt die Antworten Punkt für Punkt nebeneinander. Gemittelt wird nichts: Wo sich zwei Experten widersprechen, liegt oft der wichtigste Fund.
- Einig
- Abweichung
- Widerspruch
Drei Wege, das Interview zu führen.
Das Firmengedächtnis ist Humexa-kompatibel: Sprachtechnik und Avatar kommen direkt aus Humexa. Alle drei Wege erzeugen dasselbe Protokoll, Wort für Wort. Freigeben kann nur, wer gesprochen hat.
Schreiben
Tippen im Browser, am PC oder am Handy. Für alle, die lieber schreiben.
Sprechen statt tippen
Fragen werden vorgelesen, Antworten mitgeschrieben und bleiben korrigierbar. Die Sprachtechnik kommt aus Humexa.
Gespräch mit Gegenüber
Der realistisch gerenderte Avatar von Humexa führt das Interview mit Stimme und Mimik.
Mehr im Lieferumfang.
Was zu jeder Instanz gehört, aufgeführt wie die Teile einer Zeichnung.
| Pos. | Teil | Was es tut |
|---|---|---|
| 1 | Fragen per E-Mail | Frage an die Eingangsadresse schicken, die Antwort kommt mit Belegen zurück, mit Ihren eigenen Rechten. |
| 2 | Belegansicht | Das Seitenbild mit der markierten Stelle, bei Audio mit Zeitmarke. |
| 3 | Widerspruchserkennung | Findet Unterlagen, die sich widersprechen, zum Beispiel Auftragsbestätigung gegen Telefonat. |
| 4 | Vorgänge mit Zeitleiste | Alles zu einem Vorgang in zeitlicher Folge, als Markdown oder PDF exportierbar. |
| 5 | Wissensräume | Getrennte Räume, um Wissen zu ordnen, etwa nach Abteilung oder Thema. |
| 6 | Rollen und Protokoll | Sieben Rollen, ein Audit-Protokoll und DSGVO-Auskunft. |
| 7 | Sieben Sprachen | Inhalte in Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Italienisch, Spanisch und Polnisch. Die Antwort kommt in der Sprache der Frage. |
| 8 | MCP-Schnittstelle | Acht lesende MCP-Werkzeuge für Ihre eigenen KI-Werkzeuge. |
| 9 | Dateiformate | Über 50 Formate, von PDF und Office über E-Mail bis Audio, Video und Archive. |
Eigene Instanz, klare Regeln.
Firmenwissen ist sensibel. Deshalb bekommt jeder Kunde eine eigene Installation, und die Rechte kommen aus den Quellen selbst.
Eigene Installation
Jeder Kunde bekommt eine eigene Instanz, in unserem Rechenzentrum oder auf eigener Hardware. Keine geteilten Datenbanken, keine geteilten Modelle.
Auch ohne Internet
Alle Teile laufen in einem abgeschotteten Netz. Die KI-Modelle laufen lokal im Haus, auch für Sprache und Avatar; externe Modelle lassen sich technisch abschalten.
Rechte aus den Quellen
Jeder Textabschnitt trägt die Berechtigungen seiner Herkunft. Was jemand im Laufwerk nicht öffnen darf, taucht in keiner Antwort auf.
Nachvollziehbar und löschbar
Zu jeder Fundstelle ist festgehalten, woher sie kommt. Wird eine Unterlage gelöscht, auch in der Quelle, verschwindet sie sofort aus Suche und Verknüpfungen.
Fair bei Interviews
- Der Mitarbeiter sieht vorher, wofür erhoben wird und wer das Ergebnis lesen darf.
- Jede Frage darf ausgelassen werden: Dafür gibt es »Weiß ich nicht«, »Möchte ich nicht sagen« und »Später weitermachen«.
- Nur wer gesprochen hat, gibt seine Aussagen frei, niemand sonst.
- Aussagen bleiben Aussagen: Interviewinhalte werden zitiert als »Herr Weber hat am … gesagt«, nicht als Tatsache.
So fangen wir an.
Erst klein, dann breiter. Vier Schritte, bis die ersten Interviews laufen.
- 1
Ausschnitt wählen
Ein Postfach, ein Laufwerk, ein Bereich. Klein anfangen.
- 2
Erste Aufnahme
Daten einlesen, Rechte mit zwei echten Konten prüfen.
- 3
Eigene Fragen
Mindestens 50 echte Fragen aus dem Alltag stellen und auswerten, wie oft der Beleg stimmt.
- 4
Erste Interviews
Mit den Menschen beginnen, deren Wissen zuerst verloren ginge.
Fangen wir mit einem Ausschnitt an.
In einem Erstgespräch klären wir, mit welchem Postfach, Laufwerk oder Bereich Sie am besten beginnen.
Entwickelt und betrieben von createIF Labs in Tuningen, dem Team, das KI-Agenten für den Produktivbetrieb baut. Zu createIF Labs